Оптимизация бизнес-процессов
Оптимизация бизнес-процессов – неизбежная задача в жизнедеятельности любой организации. Представляя собой следствие финансовых трудностей, она является также основной проблемой менеджмента. Конечно, менеджеры с опытом умеют анализировать такого рода ситуации и предотвращать упадок фирмы. Что же нужно предпринять, чтобы избавиться от данных трудностей?
Поиск цели оптимизации
Первый вопрос, возникающий в преддверии этого процесса – причина, по которой компания использует такую схему. В данной ситуации важно понять почему это делается, а не зачем. Существует пять ключевых вопросов, получив ответ на которые, сразу можно четко представить себе картину происходящего. Итак:
1. Зачем прибегать к оптимизированию накладных – чтобы наладить отпуск материалов из хранилища.
2. Для чего нужно балансировать отток материалов – чтобы предотвратить остановку производства.
3. С какой целью важно не допустить простоя на предприятии – чтобы наладить конвейер продукции.
4. Чем важен рост производства – с его помощью увеличивается объём продаж.
5. Для чего требуется повышенный объём проданных товаров – он обеспечит дополнительную прибыль для фирмы.
Из этого следует вывод, что главной целью является рост прибыли и увеличение дохода. Процесс отладки накладных будет недостаточен для осуществления данного плана, поэтому необходимо найти все способы влияния на прибыль и включить их в процесс оптимизации.
Из ответов на вопросы становится ясно, что цель намного разнообразнее, чем обычная стабилизация накладных. Следовательно, найдя конкретную цель, компания получит в распоряжение централизованный план по распределению ресурсов, что позволит более свободно проводить финансовые операции.
Основные элементы бизнес-процесса
Для начала стоит уяснить то, что ни одна финансовая операция не проходит без следующих пунктов, а именно:
• объекты;
• субъекты;
• входы и выходы процессов;
• ресурсы для оптимизации.
Сначала компания должна грамотно распределить объекты процесса между работниками. Важно построить целостный механизм, так как программист не сможет отвечать за денежный оборот организации, а бухгалтер не будет иметь возможности получения оригинальных деловых документов. Полностью наладив этот процесс, нужно сразу приступать к следующему.
Затем необходимо заняться субъектами процесса. В этом поможет система RASCI, представляющая собой матрицу, где R – ответственность, A – согласование, S – поддержка, C – консультация и I – информация. Полностью подчинив управление субъектами, необходимо идти дальше.
Теперь следует приступать к определению входов и выходов. В первую очередь важно провести анализ, но нужно быть осторожным: в ходе изучения может выясниться, что вход в одну ситуацию не является выходом из другой. Поэтому для аналитики этих явлений желательно привлекать опытных специалистов.
Напоследок компания должна провести оценку и распределение ресурсов. Важно учитывать не только материальные составляющие (деньги, природные источники и т.п.), но и время, которое постоянно недооценивается.
Перераспределение бизнес-процессов
Одной из главных оплошностей при построении конвейерной системы является отсутствие чёткой системы разделения труда. Нередка ситуация, когда всю работу под ключ выполняет один человек, что в корне неверно и рушит процесс оптимизации производства. Бухгалтер не может выполнять свою работу плюс обязанности юриста, секретаря и т.д. Компаниям, организациям и фирмам следует понять, что при грамотной оптимизации они не только смогут обеспечить больше рабочих мест, но и ускорить выпуск продукции, что непосредственно приведёт к росту дохода.
Реализация плана
Построив эту систему, требуется перенести её из теоретического русла на практическое применение. Чтобы успешно реализовать эту задумку, необходимо провести изменения во внутренней политике организации, должностях сотрудников и рабочем графике. Главное не перестараться, чтобы не вызвать процесс сокращения там, где это не требуется.
Какой вывод из этого следует? Оптимизация бизнес-процессов – довольно сложный и трудоёмкий процесс, однако при выполнении плана до конца результат не заставит себя долго ждать.